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El control horario en tiempos de Teletrabajo

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El teletrabajo se ha convertido en una realidad en el mercado laboral en España, especialmente tras la declaración del Estado de Alarma.

Cada vez son más las empresas que han optado por la posibilidad de trabajar desde casa; si ese es tu caso es necesario establecer un control horario durante el teletrabajo, así como un registro de la jornada de tus trabajadores.

¿Cuál es la función del control horario de los trabajadores?

El control horario de los trabajadores, también denominado control de presencia, es la acción de contar las horas que cada profesional realiza durante un día laboral; es decir, se tienen en cuenta todas las horas que comprenden el inicio y la finalización de la jornada, así como las horas extraordinarias y las no trabajadas.

La función principal del registro de jornada es evitar que un empleado realice horas extraordinarias no retribuidas.

Además de llevar un control y registro de las horas muchas herramientas para trabajar en remoto son de gran ayuda.

A continuación te mostramos las principales diferencias entre horas extraordinarias, voluntarias y obligatorias:

Diferencias entre horas extraordinarias, voluntarias y obligatorias

  • Horas extraordinarias: tiempo extra que sobrepasa el tiempo límite de la jornada laboral establecida; es decir, horas no incluidas en su contrato.
  • Horas voluntarias: se hacen en ocasiones puntuales por picos de trabajo o imprevistos que hay que cubrir, como la baja de un trabajador; en cualquier caso, este tiempo no puede superar las 80 horas anuales.
  • Horas obligatorias: se realizan por causa de fuerza mayor, para reparar o evitar problemas de una empresa; estas no se computan y no pueden superar las 80 horas anuales.

También es importante que sepas que los trabajadores menores de 18 años no pueden realizar horas extras, al igual que los empleados que tienen jornadas nocturnas.

¿Es obligatorio el registro de jornada durante el teletrabajo?

Hasta 2019, las empresas no estaban obligadas a registrar las horas de sus trabajadores a media jornada o a tiempo parcial; además, los empleados a tiempo completo podrían fichar de forma opcional. En cualquier caso, las horas extraordinarias sí tenían que estar registradas.

A partir de la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de Marzo, todas las empresas tienen la obligación de realizar un registro de jornada de sus trabajadores, independientemente del contrato que tengan. A la hora de realizar un control horario durante el teletrabajo, esta normativa establece 2 novedades que es necesario conocer:

  • Registro de descansos: si los trabajadores paran su trabajo, para fumar, desayunar o tomar un café, deben descontarlo de su jornada laboral. En cualquier caso, cada empresa debe establecer los límites de tiempo.
  • Autorización para realizar horas extras: si un trabajador debe alargar su jornada laboral, lo primero que debe hacer es consultarlo con su responsable directo.

También es importante señalar que, no aplicar el control horario de los trabajadores, incluso durante el teletrabajo, puede llevar a las empresas a recibir distintas sanciones según sus diferentes grados:

  • Mínimo: de 626€ – 1.250€.
  • Medio: de 1.250€ – 3.125€.
  • Máximo: 3.126€ – 6.250€.

Fórmulas de control horario de los trabajadores

En la actualidad, existen distintas herramientas para controlar que el trabajador realice sus tareas durante su tiempo estipulado; dentro de las fórmulas de control horario del teletrabajo, las más utilizadas durante el estado de alarma han sido:

  • Registro de encendido y apagado de los dispositivos electrónicos utilizados por los trabajadores.
  • Aplicaciones para cronometrar la actividad real del empleado. Estos sistemas controlan el tiempo que un trabajador permanece conectado y trabajando.
  • Registro manual de los datos por parte del trabajador, suele hacerse mediante una hoja de Excel.
  • Programas informáticos para detectar el movimiento del ratón y del teclado.
  • Geolocalización a través del smartphone.

Muchas de las aplicaciones, además de registrar la jornada laboral de los trabajadores, están pensadas para que el empleado indique la tarea que está realizando, incluso estableciendo cuánto tiempo dedica a cada acción, para optimizar los recursos.

Beneficios del control horario de los trabajadores

A continuación te mostramos las principales ventajas de realizar un buen control horario de los empleados, tanto para tu empresa como para tus trabajadores:

  • Inspección: es fundamental realizar un buen registro de jornada para evitar posibles multas y sanciones.
  • Visión de disponibilidad: permite saber qué trabajar está disponible en cada momento; de esta forma, los responsables pueden relegar tareas a los empleados que están libres y no habrá excesiva carga de trabajo.
  • Movimiento de tareas: se pueden cambiar en cualquier momento y organizarlas para hacer las que necesitan más horas productivas de concentración.
  • Transparencia y confianza: también permite un control de las horas extras, para garantizar que se paguen correctamente.

Consejos para aplicar un mejor control horario a los empleados

Es muy importante realizar un buen control horario a los empleados, especialmente durante el teletrabajo; por eso, a continuación te traemos unos consejos para mejorar el registro de la jornada de tus trabajadores:

  • Premiar a los trabajadores que cumplan el control horario: un incentivo, email de agradecimiento o un detalle pueden ser algunas de las recompensas para esos empleados.
  • Elaboración de recordatorios para evitar descuidos: crear un hábito puede llevar ciertos días o semanas; por eso, lo mejor es crear alarmas automáticas para garantizar el registro horario.
  • Apoyo mutuo: lo mejor es que tus trabajadores se apoyen entre sí para finalizar la jornada laboral a tiempo; además, puedes crear mensajes automáticos con las herramientas de comunicación interna.
  • Recuerda los beneficios: es importante que se los recuerdes cada cierto tiempo a tus trabajadores, tanto para ti como empresa, como para ellos como trabajadores.
  • Detectar posibles problemas para fichar: en muchas ocasiones, pueden ser simples descuidos, pero en otras puede ser algo más. Para ello, lo mejor es que les preguntes si les gusta el método utilizado o cuándo hacen el registro.
  • Política de control: debes hacer énfasis en dónde, cuándo y cómo deben registrar la entrada y salida los trabajadores, cómo deben informar y corregir sus faltas, así como las posibles consecuencias si los errores se repiten constantemente.
  • Medidas disciplinarias: lo primero que tienes que saber es por qué no se está realizando el control horario; es posible que el problema sea de la herramienta, por lo que tendrás que cambiarla, o de los trabajadores. En este último caso, lo mejor es realizar una advertencia verbal y, después, una por escrito; si el problema continúa, deberías considerar, la finalización del contrato de tu trabajador.

Para la óptima gestión del regisro de jornada, recomendamos utilizar programas de recursos humanos como el de tugesto, donde los empleados disponen de un espacio llamado Portal del Empleado Empleado en el que registran fácilmente sus jornadas.

Estos softwares facilitan mucho la tarea del responsable de recursos humanos, quien puede llevar un seguimiento de los fichajes de los trabajadores y consultar la hora de inicio y final del registro, la dirección IP y la geolocalización.

En definitiva, el control horario del teletrabajo es fundamental e imprescindible para evitar inspecciones y mejorar la productividad de los trabajadores de tu empresa, así como para ofrecer una mayor transparencia y confianza a tus empleados.

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