En los últimos tiempos seguro que has escuchado hablar de la factura electrónica. Se trata de una nueva modalidad de facturación que está cada vez más presente en la gestión de empresas y negocios.
En este sentido aquellas empresas que trabajan con las Administraciones Públicas ya están obligadas a facturar de este modo.
Dada la gran evolución de las nuevas tecnologías, y las innovadoras herramientas digitales, la desaparición del papel para este tipo de gestiones es inevitable.
A lo largo de este post vamos a tratar de despejar vuestras dudas acerca del reciente sistema de facturación electrónica para que podáis descubrir de primera mano los beneficios de la misma.
Una factura, tal y como se ha conocido tradicionalmente, es un documento que justifica la entrega de bienes o la prestación de unos servicios.
En los últimos tiempos comienza a ser cada vez más habitual el uso de la factura electrónica. Ésta no es más que una alternativa legal a la tradicional factura en papel.
La principal particularidad de la factura electrónica se encuentra en que la misma se emite y se recibe en formato electrónico (Factura-e).
Esta última característica hace necesario que tanto el que expide la factura como el que la recibe dispongan de los medios necesarios para poder leerla y hacer uso de la misma.
Tanto las facturas emitidas en formato tradicional como las emitidas en formato electrónico se encuentran reguladas en el Real Decreto 1619/2012.
En el texto se regulan aspectos tales como:
- Qué tipos de factura existen: completa u ordinaria y simplificada.
- Qué otros tipos de facturas hay: recapitulativa, duplicados y rectificativas.
- La obligación de expedir factura.
- La expedición de la factura por terceros.
- El contenido de la factura.
- Los plazos vigentes relativos a las facturas.
- La conservación de las facturas.
- La emisión de las facturas en base a los regímenes existentes.
- Los requisitos imprescindibles de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
- Las especificidades de la factura electrónica.
En cuanto a los medios de expedición de las facturas la ley establece que se pueden expedir tanto en formato papel como electrónico. En ambos casos el documento debe permitir a quien ha emitido la factura garantizar, desde su expedición y posterior conservación, lo siguiente:
- La autenticidad de su origen: garantiza la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.
- La integridad de su contenido: garantiza que el mismo no ha sido modificado.
- Su legibilidad: garantiza que el contenido de la factura pueda ser entendido por humanos.
Respecto a la autenticidad del origen y la integridad del contenido pueden garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en derecho.
En particular se deben poder garantizar mediante los controles de gestión que normalmente se usen para la actividad empresarial o profesional del receptor de la factura.
Como veremos un poco más adelante con la firma electrónica, creada previamente para la factura electrónica, ya quedan garantizados los dos últimos requisitos.
La ley define como factura electrónica aquella que se ajuste a lo establecido en el reglamento que la regula, y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
Cuando se emite una eFactura, ésta queda supeditada a que el destinatario de la misma haya dado su consentimiento.
¿Quién está obligado a hacer sus facturas en formato electrónico?
Desde el día 15 de Enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas, tal y como hemos mencionado al inicio de este post.
Por tanto, si tu empresa es proveedora de bienes o servicios a dichos organismos debe cumplir esta obligación y facturar en formato eFactura.
Mediante este sistema se pretende dar una mayor protección al proveedor puesto que permite controlar mejor el gasto público y así reforzar la transparencia.
El formato electrónico de facturas que es admitido actualmente por las Administraciones Públicas es el formato estructurado Facturae 3.2.
Dentro de las Administraciones Públicas se engloba la obligación de generar facturas electrónicas cuando se realizan trabajos a:
- Universidades públicas, Entidades de Derecho Público, Órganos constitucionales y Mutuas de la Seguridad Social.
- Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Administración Local (ayuntamientos, diputaciones provinciales, etc.).
También estás obligado a emitir tus facturas de modo electrónico si tu empresa presta servicios a un público de especial transcendencia económica:
- Servicios financieros (bancarios, seguros privados, etc.). Tanto si el cliente es un usuario o una empresa.
- Servicios de suministro de agua, gas y electricidad. Tanto si el cliente es un usuario o una empresa.
- Servicios de comunicaciones electrónicas. Tanto si el cliente es un usuario o una empresa.
- Agencias de viajes, transportes y actividades de comercio al por menor. Solo en el caso de que la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos. Tanto si el cliente es un usuario o una empresa.
Autenticidad de la factura electrónica
De manera particular se admiten como sistemas de garantía de la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica:
- La firma electrónica avanzada. Está recogida en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de Diciembre de 1999.
- La norma europea establece dos posibilidades para la firma electrónica:
- Mediante un certificado reconocido y creado mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo expuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la Directiva.
- Mediante un certificado reconocido que sea suministrado por un proveedor de servicios de certificación, de acuerdo con lo expuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la Directiva.
- El intercambio electrónico de datos (EDI). Se encuentra regulado en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, que recoge los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos. El texto contempla el intercambio electrónico de datos cuando exista un acuerdo relativo a este aspecto que prevea la utilización de sistemas que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
- Cualquier medio que haya sido propuesto por los interesados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria antes de utilizarlo y ésta lo haya dado por válido.
En el supuesto de que se realice un bloque de varias facturas y se envíen a la vez a un mismo destinatario, los detalles que sean comunes a todas las facturas pueden citarse una sola vez. Aunque en este caso es necesario que cada factura permita comprobar la totalidad de la información.
Además toda la información de tu empresa que sea incluida en las facturas hechas a través de nuestra herramienta, Tufactura, pasa automáticamente a la aplicación de contabilidad de Quipo.
Por lo que si dispones de ambos servicios te ahorrarás trabajo y mucho tiempo en la gestión de tu empresa.
Tipos de factura electrónica
- Facturas en formato estructurado: son las facturas elaboradas en lenguaje xml (creado para simplificar el intercambio automático de información financiera) como UBL o Facturae. Contienen datos y pueden ser generadas de manera automática por los sistemas informáticos de facturación del emisor. Del mismo modo también pueden ser tramitadas automáticamente por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor de la factura.
- Facturas en formato no estructurado: son las facturas escaneadas en papel o los ficheros pdf. Consisten esencialmente en una imagen. En este caso es necesario introducirlas de forma manual en los sistemas informáticos del receptor. El proceso es más costoso puesto que, como hemos dicho, no puede estar completamente automatizado. Para que así fuera existe ya un sistema denominado OCR, que significa reconocimiento óptico de caracteres.
¿Qué necesito para expedir facturas electrónicas?
Existen tres maneras para expedir una factura electrónica:
- A través de un programa informático que cree facturas electrónicas: el programa puede estar instalado en el ordenador que se use habitualmente o tener acceso al mismo a través de Internet.
- Por intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica: es la expedición de factura por un tercero.
- Creadas por el propio destinatario de la factura electrónica: este método también se denomina coloquialmente “autofacturación”
Cómo hacer una eFactura paso a paso
¿Quieres saber cómo hacer tu factura electrónica? Lo mejor es que apuestes por un programa informático o un sistema de facturación específico, como el que ponemos a tu disposición en tugesto.com; de esta forma, sabrás que tu eFactura cumple con los requisitos técnicos exigibles y que puede ser leída por el destinatario. A continuación te mostramos paso a paso cómo hacerla en nuestro programa:
- Crea la factura de venta:
- Descarga la factura electrónica: te recomendamos que lo hagas en PDF, para que pueda ser legible por cualquier receptor.
- Firma la factura: necesitas disponer de un certificado electrónico para hacerlo.
- Envía la factura electrónica: debes conservar una copia del documento durante el mismo plazo que si se fuera en papel; además, debes garantizar el acceso a la Administración Tributaria, salvo por causa justificada.
Facturación por terceros
Existen empresas a las que se les puede encargar tanto la expedición como la conservación de las facturas electrónicas. Son los llamados prestadores de servicios de facturación electrónica.
Este tipo de expedición de la factura electrónica, así como la expedición por el destinatario, se encuentran reguladas en el artículo 5 del Reglamento que recoge las obligaciones de facturación.
Dicho reglamente fue aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de Noviembre, tal y como hemos indicado al inicio de este post.
Ventajas de la factura electrónica
- Reducción de errores humanos.
- Eliminación de costes de impresión y envío postal.
- Permiten un acceso más ágil, rápido y sencillo a las facturas que se tienen almacenadas.
- Reducción de los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
- Menor necesidad de espacio necesario para el almacenamiento de las facturas.
- Permite eliminar el consumo de papel y su transporte: lo que supone una mejora en el servicio de atención al cliente y un importante efecto positivo sobre el medio ambiente.
- Facilita la lucha contra el fraude fiscal. Éste es uno de los motivos de su implantación por parte del Gobierno español.
- Permite incluir la factura en los sistemas informáticos empresariales, lo que hace posible mejorar sus gestiones. Además contribuye a la modernización de la economía y fomenta el desarrollo de la sociedad de la información.
El máximo beneficio económico se obtiene con el empleo de las facturas electrónicas con formato estructurado.
La automatización del proceso de la factura produce un ahorro importante que se materializa en la impresión de los documentos y el envío postal de los mismos.
¿Inconvenientes?
Aunque son más las ventajas que los inconvenientes, es necesario que conozcas las principales desventajas de la factura electrónica:
- Debe existir compatibilidad entre los formatos de la empresa emisora y la destinataria.
- Puede provocar retrasos si los trabajadores no conocen el sistema.
- Adaptación a este nuevo método de facturación: esto puede suponer unos costes de aprendizaje y una mayor inversión inicial del tiempo, aunque rápidamente se ven amortizados.
- Problemas electrónicos: fallos en el suministro eléctrico o en el acceso a Internet puede provocar pérdidas de la información que está manejando el trabajador en ese instante; por eso, es recomendable disponer de herramientas y sistemas de seguridad que garanticen la conservación de esa información.
Formatos válidos para emitir una factura electrónica
Al hacer referencia al formato de la factura electrónica hay que tener en cuenta dos aspectos:
- Estructura del fichero: soporta el contenido legal de la factura. No existe un formato único para la factura electrónica en este caso. La estructura del fichero puede ser XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre otros. La Agencia Tributaria emplea el XML, con una estructura determinada denominada Facturae.
- Estructura de la firma: hace referencia al formato de la firma. Como en el caso anterior no existe un formato único. Son válidos, en este caso, los formatos PKCS7, XadES, PDF, etc. La Agencia Tributaria utiliza la firma con formato XML, el cual es dado por el estándar XadES de la firma y se visualiza en .xsig
Para entender un poco más sobre los formatos generados en la eFactura, mencionar que tienen extensión XML aquellos que no están firmados y xsig (XML Signed) cuando éstos están firmados.
La diferencia entre ambos formatos es que el .xsif incluye la firma electrónica al final de la factura.
Es importante conocer que las Administraciones Públicas solicitan que todas las facturas que se les envían deben estar firmadas (con extensión .xsig) para que tengan total validez legal.
Preguntas frecuentes
Si es la primera vez que utilizas las facturas electrónicas es habitual que te surjan dudas; por eso, a continuación te respondemos a las preguntas que, con más frecuencia, nos han hecho nuestros clientes sobre este sistema digital de facturación:
- ¿Vale cualquier programa para enviar facturas electrónicas?: no. El sistema informático que utilices debe cumplir con los requisitos técnicos mínimos para garantizar la legibilidad, integridad y autenticidad del documento; además, debe ser compatible con el programa utilizado por el destinatario.
- ¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas?: según la Ley General Tributaria 58/2003, de 17 de Diciembre, tienes que esperar un plazo previsto similar al de la factura en papel; además, debes garantizar que la Administración Tributaria puede acceder a ellas sin retrasos, salvo que sean debidamente justificados. Del mismo modo, al tratarse de facturas digitales, tienes que asegurar el acceso online a los datos, así como la carga remota y la utilización por parte de la Administración.
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