Las reuniones de Zoom, Google Meet, Skype o Microsoft Teams son la nueva normalidad. Los líderes empresariales, empleados, proveedores y clientes deben aprender a replicar en un entorno virtual las interacciones y el diálogo bidireccional que hacen que las reuniones en persona sean significativas.
Uno de los mayores errores que cometen los presentadores en las reuniones virtuales es hablar demasiado y no involucrar a la audiencia, incluso cuando están todos en la misma sala.
Ya sea que estés hablando con una o con varias de personas, planificar la interacción te ayudará a conectar mejor con tu audiencia y te permitirá conocer lo que realmente piensan tus espectadores, lo que es crucial para una comunicación efectiva que lleve a la acción.
Aquí hay 10 consejos para ayudarte a captar la atención de la audiencia y alimentar una discusión productiva durante las reuniones virtuales:
- No guardes preguntas para el final: Anima a los participantes a plantear preguntas durante la sesión. El objetivo es replicar la verdadera comunicación bidireccional y no hablar durante períodos prolongados. Ponte en el lugar de tu audiencia y piensa cómo te gustaría participar.
- Solicita comentarios por adelantado: Solicita preguntas, ejemplos o temas relevantes para tu sesión antes de finalizar tus comentarios. Te ayudará a crear tu mensaje y podrás integrar cualquier pregunta específica que recibas a lo largo de tu charla.
- Utiliza el sondeo electrónico: Incorpora algunas preguntas de opción múltiple en tu presentación. Esto permitirá que todos los miembros de la audiencia proporcionen sus puntos de vista en tiempo real. Asegúrate de configurar las preguntas de manera adecuada y estate preparado para integrar las respuestas en la discusión.
- Aprovecha las manos levantadas o las opciones de la sala de chat: Proporciona instrucciones explícitas sobre estas características al comienzo de la reunión para fomentar la participación. Es posible que no todos estén tan familiarizados con la plataforma específica que estás utilizando. Pídele a un colega que controle las consultas entrantes y que te las comunique para ayudarte a gestionar la participación.
- Deja tiempo para la interacción: Si tienes 20 minutos, asegúrate de planificar usar casi la mitad de ese tiempo para preguntas y comentarios. Si te adhieres a la regla de oro de las presentaciones, compartir explícitamente tus tres mensajes clave al principio y al final de tu charla, no importará si llegas a todos los puntos. La interacción es más importante.
- Elimina la frase “¿Alguna pregunta?” de tu vocabulario: En su lugar, pregunta algo específico. Estimula las ideas y la conversación. Pregunta a los clientes cuáles son sus mayores preocupaciones o qué puede hacer tu compañía para brindar un mejor servicio. Solicita comentarios o historias relevantes y no limites el intercambio a preguntas. Si es un grupo pequeño, pídeles que activen el sonido todo el tiempo para que el diálogo sea más fácil.
- Lluvia de ideas antes de la presentación: La mayoría de los presentadores pasan la mayor parte del tiempo poniendo diapositivas, dejando los mensajes claros y las preguntas en un segundo término. Invierte ese proceso. Anticípate a todas las preguntas que puedan surgir, especialmente aquellas que esperas que no surjan, y ten las respuestas listas.
- Sigue el diálogo: Promete responder cualquier pregunta sin respuesta posterior a la reunión. Si no hay tiempo para responder a todas las personas o si el comentario de alguien requiere una respuesta más detallada, asegúrate de realizar un seguimiento individual en uno o dos días. Además, proporciona tu información de contacto para que la audiencia pueda hacer un seguimiento contigo directamente.
- Conoce tu contenido: No hay sustituto para conocer tu contenido. Si ensayas y estás realmente seguro de tu historia, será más fácil hacer una pausa y recibir comentarios de la audiencia. Y nunca leas un guion; sin duda, esa es la forma más rápida de perder audiencia y sonar poco auténtico. Incluso si te encuentras en un sector altamente regulado y tus comentarios deben ser examinados, determina los principios sobre lo que puedes y no puedes decir, y deja que eso te guíe.
- Ninguna gran reunión termina con una pregunta: No concluyas con preguntas y respuestas. Cierra tu presentación con los dos o tres mensajes más importantes que deseas que tu audiencia recuerde.
Las personas anhelan la interacción en vivo, ya que la mayoría continúan trabajando de forma remota. Con una planificación anticipada, esforzarte por hacer de una presentación virtual un diálogo mejorará tus relaciones y tendrá un mayor impacto. Y aquí hay una ventaja adicional: estas técnicas también te serán de gran utilidad cuando volvamos a la “normalidad” y se reanuden las reuniones en persona. Recuerda, habla menos e interactúa más.